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NEW - Cómo crear y gestionar actividades vinculadas a contactos

Todo lo que necesitas para planificar, asignar y automatizar tareas y reuniones en Clientify

Escrito por Juan Sebastian Quintero

Índice

  1. Tarea vs. Reunión: ¿cuál es la diferencia?

  2. Tipos de actividad disponibles

    • Tareas

    • Reuniones

  3. Crear una tarea o reunión: tres formas

    • Desde la ficha de un contacto, empresa u oportunidad

    • Desde el módulo de Actividades

    • De manera automática con Automatizaciones

  4. Crear tareas de forma masiva

Tarea vs. Reunión: ¿cuál es la diferencia?

  • Tarea: tiene solo una fecha de vencimiento. Ideal para recordatorios de seguimiento: llamar a un cliente, enviar una propuesta, hacer un seguimiento tras una reunión…

  • Reunión: tiene fecha de inicio y fecha de fin, además de lugar. Pensada para eventos y reuniones con un bloque de tiempo definido.

Tipos de actividad disponibles

Tareas

  • Tipos predefinidos: Webinar, Otros, Día festivo, Contacto, Enviar email, Llamar a teléfono. Puedes añadir tipos personalizados.

  • Campos: Nombre, Prioridad, Fecha de vencimiento, Hora, Etiquetas, Descripción, Recurrente (sí/no).

  • Puedes relacionar la tarea con Contactos, Empresas u Oportunidades.

  • Activa recordatorios por email o WhatsApp para no olvidar el seguimiento.

  • Añade notas internas para dejar contexto al equipo.

Reuniones

  • Campos: Host, Prioridad, Título, Fecha, Hora inicial y final, Participantes, Tipo (videollamada o presencial), Descripción.

  • Puedes relacionar la reunión con Contactos, Empresas u Oportunidades.

  • Vista calendario: muestra todas las reuniones planificadas. Puedes ocultar los fines de semana y ajustar la zona horaria desde la configuración de la vista.

Crear una actividad o tarea: tres formas

Forma 1: desde la ficha de un contacto, empresa u oportunidad

  1. Abre la ficha del contacto, empresa u oportunidad.

  2. Ve a la pestaña Tareas (o Actividades).

  3. Haz clic en Agregar, rellena los datos y guarda.

Forma 2: desde el módulo de Actividades

  1. Ve a Contactos → Actividades.

  2. Haz clic en Agregar.

  3. Rellena los campos y asocia la tarea al contacto, empresa u oportunidad correspondiente.

  4. Guarda.

Forma 3: de manera automática con Automatizaciones

  1. Ve a Marketing → Automatizaciones.

  2. Edita o crea un flujo de automatización.

  3. Añade la acción Crear tarea en el paso que corresponda.

  4. Configura los campos (nombre, tipo, asignado, fecha) y guarda el flujo.

Con este método, las tareas se crearán automáticamente cada vez que un contacto alcance ese punto del flujo, sin intervención manual.

Crear tareas de forma masiva

Si necesitas asignar la misma tarea a un grupo de contactos de una sola vez:

  1. Ve a Contactos y selecciona los contactos a los que quieres asignar la tarea.

  2. Haz clic en Más → Nueva Tarea Masiva.

  3. Configura los campos:

    • Nombre de la tarea

    • Tipo

    • Empleado asignado

    • Etapa

    • Fecha de vencimiento

    • Propietario

    • Visibilidad (pública o privada)

  4. Confirma. Se creará una tarea por cada contacto seleccionado.

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