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NEW - Cómo crear, importar y buscar contactos en Clientify

Todo lo que necesitas saber para añadir, importar y gestionar contactos en Clientify

Escrito por Juan Sebastian Quintero

Índice

  1. Formas de añadir contactos

  2. Importar una base de datos de contactos (CSV / Excel)

  3. Buenas prácticas antes de importar

  4. La ficha de un contacto

  5. El campo «Último contacto»

    • Cómo activar la columna en el listado

    • Cómo usarlo como filtro

    • Cuándo se actualiza automáticamente

Formas de añadir contactos

En Clientify puedes incorporar contactos de cinco maneras:

  1. Creación manual: botón + Agregar contacto en la esquina superior derecha del módulo Contacto

  2. Importación desde archivo: Contactos → Importación. Formatos admitidos: .csv, .tsv, .xls, .xlsx, .xml.

  3. Sincronización con Google Contactos: Configuración → Mi Cuenta → Conexiones. Vincula tu cuenta de Google para importar y mantener sincronizados los contactos automáticamente.

  4. Integraciones: Configuración → Mi Cuenta → Integraciones. Sincroniza desde otras herramientas (CRMs, formularios, etc.).

  5. API: para usuarios con conocimientos técnicos. La documentación está disponible en el mismo listado de integraciones.

Importar una base de datos de contactos (CSV / Excel)

  1. Ve a Contactos → Importación.

  2. Carga el archivo (.csv, .tsv, .xls, .xlsx o .xml).

  3. Indica qué fila contiene los nombres de las columnas.

  4. Mapea cada columna de tu archivo con el campo correspondiente en Clientify. Si un campo no existe, créalo como campo personalizado antes de continuar. Las columnas sin mapear no se importarán.
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  5. Haz clic en Revisar para detectar errores comunes: registros sin nombre, correos sin «@», espacios incorrectos. Las filas con errores se descartan si no se corrigen.

  6. Configura las opciones de importación:

    • Tipo de importación: crear nuevos / actualizar existentes / ambos.

    • No cambiar el propietario: actívalo si haces varias importaciones o actualizas contactos ya cargados.

    • Añadir a lista estática: agrupa los contactos importados en una lista para enviarles una campaña de email.

    • Asignar etiquetas: etiqueta todos los contactos del archivo de una vez.

  7. Si tu archivo incluye una columna de propietario, mapea los valores con los nombres de asesores registrados en Clientify.

  8. Selecciona los campos de identificación para detectar contactos ya existentes: nombre, email o teléfono. Recomendación: no usar solo nombre, ya que varios contactos pueden compartirlo.

  9. Confirma. Recibirás un correo con cuántos contactos se crearon y cuántos se actualizaron.

Buenas prácticas antes de importar

  • Teléfonos: incluye siempre el indicativo del país con el símbolo +. Ejemplo: +34667889998. Formatea la celda como texto si Excel elimina el +.

  • Fechas: usa el mismo formato configurado en Clientify (Configuración → Mi Cuenta → Datos regionales): DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA. No mezcles ambos formatos en el mismo archivo.

  • Campos personalizados de lista desplegable: los valores deben coincidir exactamente con las opciones configuradas (mayúsculas, minúsculas y símbolos incluidos).

  • Etiquetas: puedes importar hasta 8 columnas de etiquetas individuales, o incluir todas separadas por comas en una sola columna. Ejemplo: cliente, activo, campaña2024.

  • Detección de duplicados durante la importación: Clientify identifica un contacto como duplicado si tiene el mismo nombre y además coincide en teléfono, email, NIF o empresa.

La ficha de un contacto

Cada contacto tiene una ficha con tres zonas:

  • Izquierda: datos personales (nombre, apellidos, correos, teléfonos, direcciones), lead scoring, campos personalizados y etiquetas. Puedes configurar qué campos se muestran.

  • Centro: información ordenada cronológicamente — interacciones, actividad web y control de cambios.

  • Derecha: elementos asociados — Buyer persona, oportunidades, propuestas comerciales, tareas, reuniones pendientes y automatizaciones.

El campo «Último contacto»

Muestra cuándo fue la última interacción registrada con cada contacto. Útil para detectar leads sin atención o clientes que necesitan seguimiento.

Cómo activar la columna en el listado

  1. Ve a Contactos.

  2. Haz clic en Columnas (parte superior derecha).

  3. Marca «Último contacto» y guarda.

Cómo usarlo como filtro

Desde el módulo de Contactos puedes filtrar por «Último contacto» para encontrar, por ejemplo, contactos sin interacción en los últimos 30 días o leads recién contactados.

Cuándo se actualiza automáticamente

  • Llamadas: al registrar una llamada en la ficha o en una oportunidad vinculada, o al recibir una por webhook de telefonía.

  • Reuniones completadas: al completar una actividad de tipo Reunión. Nota: otras actividades (tareas, llamadas como actividad) no actualizan este campo.

  • Mensajes en el Team Inbox: al enviar o recibir un mensaje en cualquier canal (WhatsApp, email, Instagram, Facebook, LinkedIn…).

  • Emails manuales: al enviar un email desde la ficha del contacto o en una campaña individual. Los emails de automatizaciones no actualizan este campo.

  • Importación: si el archivo incluye una columna «último contacto», se usa ese valor.

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