Una de las grandes ventajas de Data Studio (Looker Studio) es poder compartir tus informes con tu equipo o con tus clientes, programar envíos automáticos e incluso incrustarlos en una web. En esta guía verás cómo hacerlo paso a paso y cómo asegurarte de que quien lo recibe ve los datos correctamente.
Recuerda: para ver un informe, la otra persona solo necesita acceso al informe. No necesita una cuenta de Clientify ni tu Token. Ese código solo lo usa quien crea y conecta las fuentes de datos.
1. Compartir con personas y asignar niveles de acceso
Abre el informe y pulsa el botón "Compartir" (arriba a la derecha).
Escribe el correo de la persona a la que quieres dar acceso.
Elige su nivel de acceso:
Lector: solo puede ver el informe. Es la opción recomendada para clientes.
Editor: puede modificar el informe. Resérvalo para tu equipo.
Pulsa "Enviar". La persona recibirá un aviso con el enlace.
Desde esa misma ventana puedes revisar quién tiene acceso y retirar permisos cuando quieras.
2. Compartir mediante enlace
Útil sobre todo cuando la otra persona no tiene cuenta de Google.
En la ventana de "Compartir", abre la sección de acceso por enlace.
Elige el tipo de acceso:
Restringido: solo las personas que hayas invitado.
Cualquiera con el enlace: puede ver el informe sin necesidad de cuenta de Google.
Copia el enlace y envíalo.
⚠️ Con la opción "cualquiera con el enlace", cualquier persona que reciba ese enlace podrá ver los datos. Úsala solo cuando el contenido no sea sensible o cuando confíes en quién lo recibe.
3. Programar el envío automático por correo
Ideal para enviar a tu cliente o a dirección un informe cada semana o cada mes sin tener que acordarte.
En el botón "Compartir", elige "Programar entrega".
Añade los destinatarios.
Define la frecuencia (diaria, semanal o mensual), el día y la hora de envío.
Selecciona las páginas del informe que quieres incluir.
Guarda. El informe se enviará automáticamente en PDF según la programación.
4. Incrustar el informe en una web u otra herramienta
Para mostrar el informe dentro de tu web, intranet o un panel interno.
En "Compartir", elige "Insertar informe".
Activa la opción de incrustación.
Copia el código de inserción (iframe) o la URL para insertar.
Pégalo donde lo necesites (web, intranet, Notion, etc.).
Para que el informe incrustado muestre datos a quien no tenga acceso propio, la fuente debe usar credenciales del propietario (lo vemos en el punto siguiente).
Buenas prácticas
Clientes → Lector. Da acceso de solo lectura; reserva "Editor" para tu equipo.
Informes de cliente → credenciales del propietario, para que vean los datos sin complicaciones.
¿Sin cuenta de Google? → enlace. Comparte por enlace para que puedan abrirlo igualmente.
Reporte recurrente → envío programado. Automatiza el informe semanal o mensual.
Revisa los accesos de vez en cuando y retira los que ya no hagan falta.
¿Sigues con dudas sobre cómo compartir un informe? Escríbenos por el chat de soporte y te ayudamos. 🚀
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