En Clientify, la gestión de usuarios se basa en dos conceptos clave: perfiles y roles. Entender sus diferencias y configurarlos correctamente es fundamental para garantizar una administración eficaz y segura de tu equipo.
En este vídeo te lo explicamos todo:
Los dos tipos de usuario en Clientify
En Clientify existen dos tipos de usuario: Administrador y Básico. Cada usuario ocupa un asiento según su tipo y el plan contratado.
Administrador: acceso completo a la plataforma, incluyendo configuración, gestión de usuarios, facturación e integraciones.
Básico: acceso a los módulos operativos (contactos, inbox, ventas, marketing) sin acceso a configuración global ni facturación.
¿Qué puede hacer cada tipo de usuario?
Acción | Admin | Básico |
Ver y gestionar contactos | ✅ | ✅ |
Gestionar oportunidades | ✅ | ✅ |
Enviar campañas de email | ✅ | ✅ |
Usar el Inbox | ✅ | ✅ |
Invitar nuevos usuarios | ✅ | ❌ |
Cambiar configuración global | ✅ | ❌ |
Ver y gestionar la suscripción | ✅ | ❌ |
Crear y modificar automatizaciones | ✅ | ❌ |
Acceder a integraciones | ✅ | ❌ |
¿Qué son los perfiles?
Los perfiles determinan el nivel de acceso y los privilegios de cada usuario dentro de la plataforma. Su función es definir qué acciones o funcionalidades puede realizar cada persona. Además de los tipos Admin y Básico, puedes crear perfiles personalizados para ajustar los permisos a las necesidades de tu equipo.
Jerarquía y visibilidad de datos
La visibilidad del contenido depende directamente del nivel de autoridad del perfil:
Administradores: poseen visibilidad total sobre todo el contenido del sistema. Por su naturaleza técnica, este perfil ignora las restricciones de privacidad; es decir, aunque un elemento esté configurado como "Solo yo", un Admin podrá visualizarlo igualmente. Esto también significa que los usuarios con perfil Admin podrán ver todas las entidades creadas por otros usuarios Admin de la cuenta.
Configurar correctamente los perfiles asegura que cada miembro del equipo tenga acceso solo a las herramientas necesarias para su función, manteniendo la seguridad y la integridad de la información.
¿Qué son los roles?
Los roles gestionan la jerarquía entre usuarios. Un usuario con un rol inferior no podrá ver, por ejemplo, los contactos de alguien con un rol superior al suyo.
De este modo, dos usuarios con el mismo perfil pueden tener acceso a editar contactos, pero quizás no te interesa que cualquier usuario pueda editar los contactos del CEO de la empresa. Un rol puede determinar:
Qué contactos o empresas puede visualizar un usuario.
Qué oportunidades de venta están disponibles para su seguimiento.
Qué tareas o actividades puede gestionar.
Cómo invitar a un nuevo usuario
⚠️ Solo los Administradores pueden invitar nuevos usuarios.
Ve a Configuración > Usuarios y abre la pestaña "Invitados".
Haz clic en "Agregar usuario".
Introduce el email y los datos de la persona a invitar.
Selecciona el perfil: administrador o Básico.
Selecciona el rol: nivel 1, nivel 2 o nivel 3
Haz clic en "Guardar". El nuevo usuario recibirá un email para activar su cuenta.
Si no tienes asientos disponibles, el sistema te avisará antes de enviar la invitación y te pedirá ampliar el plan.
Cómo cambiar el tipo de un usuario existente
Ve a Configuración > Usuarios.
Localiza el usuario y haz clic en los tres puntos ⋮ de su fila.
Selecciona "Perfil" en el desplegable y escógelo.
Confirma el cambio. El usuario verá los nuevos permisos en su siguiente inicio de sesión.
Pasos para configurar perfiles y roles en Clientify
Accede a la gestión de usuarios: ve a la barra lateral, selecciona Configuración y luego, en "Mi cuenta", selecciona "Gestión de usuarios".
Pestaña "Usuarios": desde aquí puedes editar a tu equipo para modificar sus perfiles y roles. Haz clic en los tres puntos ⋮ de la fila del usuario y después en "Editar usuario" en la ventana lateral. Verás un campo "Perfil" y un campo "Rol" de tipo desplegable donde seleccionar el que desees.
Pestaña "Perfiles": verás los perfiles que existen por defecto y los que hayas creado de forma personalizada. Ten en cuenta:
El perfil Administrador tiene acceso a todo y no se puede editar ni eliminar.
El perfil Básico se puede editar pero no eliminar.
Los perfiles adicionales que crees podrás tanto editarlos como eliminarlos.
Pestaña "Roles": aquí verás la jerarquía de niveles. Por defecto existen tres niveles:
Nivel 1: puede verlo todo.
Nivel 2: puede verlo todo excepto lo que pertenezca a un nivel 1.
Nivel 3: solo puede ver sus propios elementos, independientemente del nivel de otros usuarios.
Botón "Contrata aquí" y si ya contrataste, "Agregar": aparece en la parte superior derecha de todas las secciones. Utilízalo para añadir nuevos usuarios o crear perfiles y roles personalizados. Al crear un nuevo rol deberás:
Indicar un nombre.
Especificar el nivel que tendrá justo por encima (si eliges el nivel 2, el nuevo rol no podrá ver elementos de los niveles 1 y 2).
Añadir opcionalmente una descripción.
Configurar si los usuarios con ese rol comparten o no información entre ellos.
Al crear perfiles nuevos, deberás especificar un nombre, una descripción y configurar los permisos que desees.
Adicionalmente, puedes configurar roles y perfiles con la gestión avanzada de usuarios.
Gestión Avanzada de Usuarios
En Clientify, la gestión de usuarios se basa en dos conceptos clave: perfiles y roles. Los perfiles definen qué puede hacer cada usuario y los roles definen qué datos puede ver. Con la gestión avanzada de usuarios puedes crear perfiles personalizados, organizar la jerarquía de tu equipo y comprobar, antes de guardar, a quién alcanza cada rol.
⚠️ La gestión avanzada de usuarios no está incluida en todos los planes. Se contrata como adicional.
¿Cómo acceder a la gestión de usuarios?
Configuración - Mi cuenta - Gestión de usuarios
¿Cómo crear un perfil?
En la pestaña Perfiles verás una tabla con el nombre de cada perfil, su Descripción y quién lo modificó por última vez (Modificado por).
Haz clic en Agregar perfil, en la parte superior derecha.
En Nombre del perfil, escribe un nombre que identifique su función (por ejemplo, “Comercial junior”).
Si quieres partir de un perfil existente, elígelo la opción "clonar de". Este campo es opcional.
En Descripción, explica brevemente para qué sirve el perfil.
Haz clic en Guardar.
Clonar un perfil te ahorra tiempo: el nuevo perfil parte de los permisos del perfil elegido y solo tienes que ajustar lo que cambia.
¿Cómo crear un rol?
En la pestaña Visibilidad (Roles) verás la Jerarquía de roles con cada nivel, cuántos usuarios tiene y qué alcanza a ver. Usa Expandir todo o Colapsar todo para ver la jerarquía completa o resumida.
Haz clic en Agregar rol, en la parte superior derecha.
En Nombre de rol, escribe el nombre del nuevo rol.
En Reporta a, selecciona el rol que estará justo por encima. Esto define su posición en la jerarquía y, por lo tanto, quién puede ver sus datos.
En Descripción, agrega una explicación breve. Este campo es opcional.
Decide si activas Ver datos entre compañeros del mismo rol. Si lo activas, los usuarios con este rol ven los datos de sus compañeros del mismo nivel. Si lo dejas desactivado, cada usuario ve solo sus propios datos y los de los niveles inferiores.
Revisa el bloque Resultado de la visibilidad, que te muestra a qué roles verá el nuevo rol antes de guardarlo.
Haz clic en Guardar.
Crear un rol no afecta a ningún usuario al guardarlo. Los cambios de visibilidad solo aplican cuando asignas el rol a un usuario.
Para modificar un rol, haz clic en el ícono del lápiz de su fila. El rol nivel 1 aparece con un candado porque es fijo y no se puede editar.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos Administradores puedo tener?
No hay límite de Administradores, pero cada uno ocupa un asiento del plan.
¿Puedo tener usuarios con acceso solo a un módulo?
Con los tipos actuales (Admin/Básico) no es posible. El usuario Básico tiene acceso a todos los módulos operativos. Si necesitas restringir acciones concretas, puedes usar perfiles personalizados.
¿Qué ocurre si invito a un usuario y ya no tengo asientos disponibles?
El sistema te avisará antes de enviar la invitación y te pedirá ampliar el plan.
¿Cómo elimino un usuario?
Ve a Configuración > Gestión de usuarios , haz clic en los tres puntos ⋮ del usuario y selecciona "Desactivar usuario". Sus datos y actividades se conservan en la plataforma.
¿Qué costo tiene la gestión avanzada de usuarios?
Lo puedes visualizar desde el apartado de complementos en nuestra página https://clientify.com/precios
Consejos para una configuración efectiva
Evalúa las necesidades de tu equipo: antes de asignar perfiles y roles, analiza las funciones y responsabilidades de cada miembro para otorgarles los permisos adecuados.
Mantén una estructura clara: evita la superposición de permisos que puedan generar confusión o brechas de seguridad.
Revisa periódicamente las configuraciones: a medida que tu equipo crece o cambian las responsabilidades, actualiza los perfiles y roles para reflejar estos cambios.
Definir correctamente los roles y perfiles en Clientify es fundamental para una gestión eficiente y segura de tu equipo. Al aplicar estos conceptos, te aseguras de que cada usuario tenga acceso exactamente a las herramientas e información que necesita para desempeñar su función.