Bienvenido a la guía paso a paso para la configuración inicial de Clientify.
Configurar correctamente tu cuenta desde el primer día es clave para sacarle el máximo provecho a tu CRM, optimizar tus procesos de ventas y unificar tus canales de comunicación. En este artículo encontrarás una guía ilustrada paso a paso con imágenes explicativas que te orientarán a lo largo de todo el proceso: desde los ajustes regionales y la invitación a tu equipo, hasta la conexión de tus canales y la verificación de tu dominio.
Adicional a este articulo, para cualquier duda, puedes:
Ingresar en https://clientify.com/configuracion-inicial y así tener una cita con un experto que te ayude a configurarla ó a través de nuestros Partner.
Nuestro canal Vimeo Clientify (y buscar en la lupa)
Nuestro soporte en la Clientify app (hay un buscador con cientos de preguntas y respuestas)
Nuestro chat de soporte.
GUÍA PASO A PASO:
1.- Creación de cuenta y configuración regional:
Primero, al crear tu cuenta en Clientify, se te pedirá proporcionar información básica tanto de la empresa como del usuario que está realizando el registro. Estos datos son esenciales para configurar correctamente la cuenta y que puedas empezar a utilizar todas las funcionalidades de la plataforma.
Uno de los primeros pasos importantes será establecer la configuración regional de tu cuenta. Esto te permitirá personalizar varios aspectos clave, como:
Idioma: Elige el idioma en el que deseas utilizar la plataforma.
Formato de fecha: Define cómo se mostrarán las fechas, adaptado a tu región.
Moneda: Selecciona la moneda con la que trabajarás.
País: Especifica el país en el que opera tu empresa.
Huso horario: Configura la zona horaria correcta para tu ubicación.
Formato de moneda: Establece cómo quieres que se muestre la moneda en tus transacciones, ya sea con puntos o comas para los decimales, dependiendo de tus preferencias locales.
Con esta configuración, tendrás tu cuenta de Clientify completamente adaptada a tus necesidades desde el primer momento, garantizando una experiencia más eficiente y personalizada.
2.- Invita a tu equipo
Invitar a tus empleados a usar Clientify es un paso crucial para que puedan empezar a trabajar en equipo dentro de la plataforma. Antes de hacerlo, es importante conocer cómo agregar usuarios y asignarles los roles adecuados según las funciones que desempeñarán en tu negocio.
⚠️ Solo los Administradores pueden invitar nuevos usuarios.
Ve a Configuración > Usuarios y abre la pestaña "Invitados".
Haz clic en "Agregar usuario".
Introduce el email y los datos de la persona a invitar.
Selecciona el perfil: administrador o Básico.
Selecciona el rol: nivel 1, nivel 2 o nivel 3
Haz clic en "Guardar". El nuevo usuario recibirá un email para activar su cuenta.
Si no tienes asientos disponibles, el sistema te avisará antes de enviar la invitación y te pedirá ampliar el plan.
Roles y perfiles:
¿Qué son los perfiles?
Los perfiles determinan el nivel de acceso que un usuario tiene dentro de la plataforma. Es decir, especifican qué acciones o funcionalidades puede realizar según su perfil. Por ejemplo, un perfil básico:
Puede visualizar y editar contactos.
Crear y gestionar campañas de marketing.
Visualizar reportes y estadísticas.
Configurar correctamente los perfiles asegura que cada miembro del equipo tenga acceso solo a las herramientas necesarias para su función, manteniendo la seguridad y eficiencia operativa.
¿Qué son los roles?
Por otro lado, los roles se utilizan para gestionar la jerarquía de los usuarios. Un usuario con un rol inferior no podrá ver por ejemplo los contactos de alguien con un rol superior al suyo.
De este modo, dos perfiles diferentes pueden tener acceso a editar contactos, pero a lo mejor no te interesa que tus usuarios editen los que sean del CEO de la empresa. Un rol puede determinar:
Qué contactos o empresas puede visualizar un usuario.
Qué oportunidades de venta están disponibles para su seguimiento.
Qué tareas o actividades puede gestionar.
Cada uno de estos roles permite que tus empleados trabajen de forma eficiente dentro de Clientify, con los permisos necesarios para sus tareas, asegurando que todos los departamentos colaboren de manera coordinada y bajo una misma estrategia.
3.- Configuración de correo electrónico
El objetivo de este punto es conectar y configurar correctamente tu correo electrónico en Clientify. El email es una de las principales herramientas comerciales y es por ello que debes sacarle el máximo rendimiento.
Accede a tu perfil: Haz clic en tu avatar ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla para abrir el menú desplegable y selecciona la opción Correo electrónico.
Inicia la configuración: En la pantalla de ajustes de "Smart email", asegúrate de estar en la pestaña "Lista de correos" y haz clic en el botón azul + Agregar cuenta situado a la derecha.
Elige el proveedor: Selecciona el proveedor del correo que deseas conectar, como Google o Outlook. La configuración mediante IMAP no es recomendable y no recibe soporte pero decides tenerla puedes solicitarla.
Ingresa los datos de la cuenta: En la siguiente pantalla, completa los campos de NOMBRE y CORREO ELECTRÓNICO. Una vez ingresada la información, haz clic en el botón azul Siguiente en la esquina inferior derecha.
Concede los permisos: Según el proveedor que hayas elegido da permiso de acceso continuado a tus datos y haz clic en el botón Continuar en la parte inferior.
Verifica la conexión: Al finalizar el proceso de autorización, regresarás a la pantalla de "Lista de correos" en la plataforma, donde tu correo aparecerá registrado con un indicador verde bajo la columna de Estado mostrando que está Activo.
4.- Importación de bases de datos de contactos
La importación de tus bases de datos es un paso clave para comenzar a generar resultados rápidamente en Clientify. A continuación, te explicamos los pasos necesarios para importar tus contactos utilizando archivos Excel.
Con Clientify, no es necesario empezar desde cero. La plataforma te permite cargar tus contactos existentes de manera sencilla, lo que te permitirá activar tu estrategia rápidamente y empezar a ver resultados reales.
Al importar tus contactos en pocos pasos, podrás optimizar tu tiempo y recursos, enfocándote en lo que realmente importa: el crecimiento de tu negocio.
Puedes descargar la plantilla base para tu importación aquí.
Tambien puedes ver una serie de consejos y recomendaciones de importación desde aquí.
5.- Creación de campos personalizados
La creación de campos personalizados en Clientify te permitirá ajustar la plataforma según las necesidades específicas de tu negocio.
Cada empresa es única y se gestiona de manera diferente, por lo que es fundamental que puedas personalizar Clientify para que se adapte a tus procesos. Con los campos personalizados, puedes añadir la información que sea relevante para tu actividad. Estos campos pueden incorporarse en las fichas de contactos, empresas u oportunidades, brindándote mayor flexibilidad para gestionar los datos según tus requerimientos.
Tipos de campos que puedes crear:
La creación es similar para todos ellos, tan solo debes pinchar sobre "personalizar campos" y luego "crear campo" e indicar un nombre y el tipo del campo que desees crear, de los cuales puede ser uno de los siguientes:
Texto
Número
Fecha
Moneda
Email
Teléfono
URL
Casilla de selección
Lista de selección
Usuario
Oculto (Disponible solo para contactos)
Si deseas saber más sobre los tipos de campos personalizados disponibles y cómo puedes utilizarlos en tu negocio puedes hacer click aquí.
Con esta funcionalidad, puedes hacer que Clientify sea aún más útil y relevante para tu negocio, ajustándolo exactamente a la información que necesitas manejar en tu día a día.
6.- Creación de formularios online
Los formularios online de Clientify son la herramienta más completa en la sección de Marketing. Con ellos, puedes crear diseños a medida, agregar los campos que necesites para captar información y personalizarlos según tus requerimientos. Además, al finalizar su creación, se genera automáticamente un script que te permite integrarlos fácilmente en tus páginas web.
Descubre los formatos embebido y popup, elige entre formularios simples o de dos pasos. Haz click aquí.
Personaliza tus formularios al máximo
¿Necesitas más que solo nombres y correos electrónicos? ¡No hay problema! Con Clientify, puedes agregar campos de contacto, de empresa y bloques de personalización para adaptarlos a tus necesidades. ¿Quieres incluir una imagen, un video o incluso una cuenta regresiva? ¡Lo tienes! Y si eso no fuera suficiente, también puedes personalizar el diseño de tus formularios: colores, bordes, tipo de letra... ¡Todo a tu gusto!
¿Qué bloques puedo usar en un formulario online?
En Clientify, puedes crear formularios online totalmente personalizados para captar la información que realmente necesitas. Para ello, puedes elegir entre diferentes tipos de bloques según el tipo de datos que deseas recopilar o mostrar.
🔹 Bloques de contacto: Permiten capturar información específica del usuario, como nombre, correo electrónico, teléfono, entre otros.
🔹 Bloques de elementos: Ideales para mejorar la apariencia y funcionalidad del formulario. Puedes agregar:
Texto para instrucciones o descripciones.
Imágenes y videos para hacer el formulario más atractivo.
Barra de progreso para indicar el avance del usuario.
Cuenta atrás para generar urgencia en acciones específicas.
🔹 Bloques de empresa: Sirven para recopilar datos relacionados con la empresa del usuario, como nombre de la empresa, sector, número de empleados, etc.
Con esta variedad de bloques, puedes diseñar formularios más efectivos y atractivos para optimizar la captación de leads en Clientify. 🚀
7.- Verificación de dominios
Si vas a enviar una campaña de email Marketing, es fundamental verificar antes los dominios para poder iniciar cualquier campaña. Al verificar tu dominio, aseguras que tus correos electrónicos lleguen directamente a la bandeja de entrada de tus destinatarios, evitando que terminen en la carpeta de spam.
Esto mejora significativamente el rendimiento de tus campañas y aumenta la tasa de apertura.
8.- Creación de subdominio personalizado
Si quieres personalizar la URL de tus landing pages y hacerlas más profesionales, puedes configurarlas como un subdominio de tu sitio web principal. Para hacerlo, solo necesitas agregar un registro CNAME en la configuración de tu dominio.
Pasos para crear tu subdominio
En tu proveedor de Hosting
Accede a tu proveedor de hosting y ve a la configuración de los registros DNS.
Añade un nuevo registro CNAME con los siguientes datos:
Nombre: subdominio.tudominio.com
Redireccionamiento: clientify.dony.clearalias.com
Guarda los cambios y espera a que la configuración se propague (puede tardar unos minutos o hasta 24 horas).
En Clientify
Configura la landing page, asegurándote de colocar el sufijo de URL (subdominio) y el SLUG, que será el identificador único de la landing.
Siguiendo estos pasos, tu subdominio quedará listo y funcionando correctamente. ¡Ahora puedes darle un toque más profesional a tus landings! 🚀
9.- Configuración de la GDPR
Asegúrate de que todas tus campañas cumplan con la ley de protección de datos GDPR configurando esta normativa en Clientify. La GDPR es un reglamento creado por el Parlamento Europeo, el Consejo de la Unión Europea y la Comisión Europea con el objetivo de reforzar y unificar la protección de datos para todos los individuos dentro de la Unión Europea.
Para empezar, es crucial activar las funciones de consentimiento dentro de Clientify (en el caso que seas una empresa europea). Esto implica que debes diseñar formularios y mensajes claros que informen a tus usuarios sobre cómo se recopilarán, utilizarán y almacenarán sus datos. Asegúrate de incluir opciones para que los usuarios den su consentimiento explícito antes de que sus datos sean procesados.
Clientify también te permite gestionar fácilmente las solicitudes de acceso, rectificación o eliminación de datos. Esto significa que podrás atender rápidamente las peticiones de tus contactos que deseen modificar o eliminar su información personal, garantizando así que estás cumpliendo con sus derechos según la GDPR.
Te compartimos el paso a paso para su activación:
1. Haz clic en el icono de Configuración: Ubicado en la barra lateral inferior.
2. Dentro de las opciones de configuración, haz clic en el apartado Mi cuenta/ GDPR.
3. Activa la función y completa los datos
* Cambia el interruptor o casilla a Activado.
* Rellena la información legal y los campos que se mostrarán directamente a los clientes.
4. Restringe los envíos automáticos
Activa la opción especifica para no enviar correos automatizados a los usuarios que no hayan aceptado el GDPR.
6. Haz clic en el botón Guardar para confirmar y aplicar la nueva configuración.
10. Conecta tus canales en INBOX
Todas tus comunicaciones se unifican en Inbox Clientify. Tus contactos se comunican contigo en su canal favorito y tú recibes todos los mensajes directos a una única bandeja que gestionas de forma sencilla. Atiende desde un mismo lugar toda la comunicación de WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y aprovecha cada oportunidad.
Conexión de WhatsApp Cloud API o Coexistencia
Agregar líneas de WhatsApp a través del API de Meta (Facebook) es tener el principal canal de comunicación del mundo integrado con las enormes posibilidades que te ofrece una plataforma todo en uno como Clientify con segmentación de contactos, automatizaciones, email marketing, seguimiento de procesos de ventas, gestión de redes sociales, etc. y ¡Qué fácil es ahora conectar WhatsApp API con Clientify!.
Apunta los siguientes requerimientos imprescindibles para WhatsApp Cloud API :
Disponer de un teléfono (fijo o móvil) que NO tenga instalado WhatsApp y pueda recibir una llamada o mensaje necesarios para que Facebook lo valide.
Debe ser un número de teléfono válido.
El número de teléfono no podrá estar vinculado previamente en un WhatsApp Business.
No debe estar asociado a otro proveedor de servicios empresariales.
Únicamente para usarse con la API de WhatsApp Business
Tener acceso como administrador a la cuenta empresarial de Facebook donde vas a crear la línea de WhatsApp.
Debes tener una cuenta de Facebook asociada al email de tu empresa.
Si tienes una cuenta de Facebook Business ya creada, puedes utilizarla para conectar tu número.
Si no tienes un negocio asociado a tu Facebook, en el procedimiento de conexión podrás crearlo.
Tarjeta de crédito para abrir una cuenta de pago.
Página online donde indiques la política de privacidad de tu negocio.
Verificar el negocio en Meta.
La verificación permitirá que puedas añadir más números de teléfono y aumente la calidad en tus cuentas de WhatsApp Meta, la puedes hacer durante la conexión y te pedirá: el nombre legal, la dirección de tu empresa y un sitio web válido.
Requisitos para conectar Cloud API Coexistencia (Móvil + API): Para que esta conexión sea estable y permitida por Meta, debes cumplir con lo siguiente:
Antigüedad del Número: El número de teléfono debe estar activo en WhatsApp Business desde hace al menos 6 meses (es una recomendación).
Verificación del Negocio: No es estrictamente obligatorio que tu negocio esté verificado en Meta para empezar, aunque siempre es muy recomendable para evitar bloqueos y mejorar la calidad de la cuenta.
Acceso como administrador a la cuenta de Facebook Business Manager.
Migración desde API anterior:
⚠️ Importante: Si ya estabas usando WhatsApp API conectado al CRM (modalidad antigua), no puedes cambiar directamente.
Tarjeta de crédito para vincular un método de pago.
Si deseas tener mas información sobre estas conexiones Haz click aquí.
Conexión de Messenger e Instagram
Agrega los canales de Messenger e Instagram y empieza a conversar con tus seguidores. Ayuda a tus clientes con un mensaje directo y tu equipo responde coordinado a todas las oportunidades desde cualquier canal y dispositivo. Configura tu plataforma omnicanal de forma sencilla y atiende más rápido.
Primero debes conectar el canal de Facebook Messenger
Paso 1: Accede a la configuración de canales
Ingresa al módulo "Comunicaciones" desde el menú principal de Clientify.
Selecciona la opción "Canales".
En la sección Facebook Messenger, haz clic en “Agregar canal”.
Paso 2: Inicia sesión con tu cuenta de Facebook
Haz clic en “Inicia sesión con Facebook”.
Se abrirá un modal (ventana emergente) de Facebook para que puedas iniciar sesión.
Ingresa tus credenciales y haz clic en “Continuar”.
Revisa los permisos solicitados por Facebook y otórgalos.
Asegúrate de conceder acceso a las páginas de Facebook que deseas usar con Clientify.
Verifica nuevamente los permisos otorgados.
Guarda los cambios.
Paso 3: Configura tu canal de Messenger
Una vez redirigido nuevamente a Clientify, selecciona la página de Facebook que deseas conectar.
Haz clic en “Siguiente” para continuar.
Completa la información del canal, como el nombre interno que le darás en Clientify.
Define la asignación de usuarios que responderán los mensajes entrantes.
Establece las restricciones del canal, como horarios o reglas específicas.
Haz clic en “Siguiente”.
Paso 4: Finaliza la configuración
Visualiza un resumen con la información de tu canal y realiza ajustes si es necesario.
Configura tus Chatbots y los horarios de atención.
Una vez todo esté listo, haz clic en “Guardar” y luego en “Salir”.
Luego realiza el mismo proceso con el canal de Instagram
Paso 1: Accede a la configuración de canales
Ingresa al módulo “Comunicaciones” desde el menú principal.
Selecciona la opción “Canales”.
En la sección Instagram, haz clic en “Agregar canal”.
Paso 2: Inicia sesión y otorga permisos desde Facebook
Haz clic en “Lee las instrucciones e inicia sesión con Facebook”.
Cuando se te indique, haz clic en “Editar configuración anterior”.
Asegúrate de marcar los permisos para todas las páginas actuales y futuras.
Marca también los permisos para todas las cuentas de Instagram actuales y futuras vinculadas a tu cuenta de Facebook.
Revisa los permisos concedidos. Una vez verificados, haz clic en “Guardar”.
Paso 3: Selecciona y configura tu canal de Instagram
Serás redirigido a Clientify. Allí podrás seleccionar la cuenta de Instagram que deseas conectar.
Haz clic en “Siguiente” para continuar.
Asigna un nombre al canal (por ejemplo, "Instagram Soporte").
Crea una respuesta automática que recibirán los clientes cuando te escriban.
Configura la asignación de usuarios que atenderán las conversaciones entrantes.
Establece las restricciones del canal (como horarios, reglas de respuesta, etc.).
Haz clic en “Siguiente”.
Paso 4: Finaliza la configuración
Revisa la información general del canal.
Configura tus Chatbots (si ya están creados en Clientify) y define los horarios de atención del canal.
Cuando todo esté listo, haz clic en “Guardar”.
Recuerda que no estás solo.
Si necesitas ayuda con la configuración, puedes ingresar a las sesiones diarias en tu horario correspondiente con nuestro equipo.