Integración para Clientify realizada por Close Technology
¿Qué es Close Technology?
Close Technology es una empresa de tecnología que ofrece soluciones de integración entre Clientify y otras aplicaciones como Nubimed, permitiendo la sincronización de datos entre ambos sistemas.
¿Cuál es el coste de la integración?
Esta integración tiene un coste asociado por el mantenimiento y soporte. Para la activación es necesario contratar la integración en su sitio web.
Qué es y qué permite la integración
Nubimed es un software de gestión clínica en la nube que centraliza pacientes, citas, historiales médicos, presupuestos y facturación. La integración con Clientify mantiene actualizada tu base de contactos comercial a partir de la actividad real de la clínica: cada paciente y cada cita gestionados en Nubimed llegan a Clientify sin trabajo manual.
Una vez configurada, esto es lo que hace por ti:
Enviar pacientes a Clientify. Los pacientes registrados en Nubimed se crean o actualizan como contactos en Clientify.
Sincronizar citas como tareas. Cada cita de Nubimed genera una tarea en Clientify, vinculada al contacto correspondiente.
Sincronizar citas como oportunidades (opcional). Si se activa, cada cita también puede generar una oportunidad dentro de un pipeline dedicado.
Mantener el histórico de "próxima cita". Fecha, hora, tipo y estado de la próxima cita del paciente se guardan en campos personalizados del contacto.
Etiquetar automáticamente los contactos. Todos los pacientes sincronizados reciben la etiqueta
nubimed, además de una etiqueta por cada servicio asociado a sus citas.
Importante: la sincronización es unidireccional. Los datos viajan siempre de Nubimed hacia Clientify. Los cambios realizados directamente en Clientify no se reflejan en Nubimed.
Para activar esta integración necesitarás una cuenta de Clientify y acceso a la API de Nubimed con usuario y token válidos.
Configuración inicial (una sola vez)
Paso 1 · Obtener credenciales de Nubimed
La integración se autentica contra la API de Nubimed mediante dos datos:
Usuario: el email del usuario de Nubimed.
Token: el token de autenticación (API Token) generado desde la propia plataforma Nubimed.
Este paso lo realiza el responsable de Nubimed en la clínica, ya que requiere acceso a la API y permisos para leer pacientes, citas y agendas.
Paso 2 · Configurar la integración en Clientify
Accede a la pestaña Integraciones en Clientify.
Selecciona la tarjeta de Nubimed.
Introduce el Usuario (email) y el Token/Password (API Token) de Nubimed.
Guarda la configuración.
Si los datos son correctos, aparecerá un mensaje de confirmación y la integración quedará activa.
Paso 3 · Campos personalizados automáticos
No es necesario crear ningún campo a mano. Al activar la integración, Clientify genera automáticamente los campos necesarios.
En contactos:
dia proxima cita(fecha)hora proxima cita(texto)tipo proxima cita(texto)estado cita(texto)clinica(texto)
Si además activas la sincronización de oportunidades, se crean los mismos campos en deals, junto con nubimed_id para identificar la cita de origen.
Cómo se mapean los datos
Aunque la integración trabaja de forma automática, conviene conocer cómo se traducen los datos de Nubimed a Clientify.
Pacientes → Contactos
La vinculación entre un paciente de Nubimed y un contacto de Clientify se hace, por este orden: primero por el campo personalizado in_nubimed (el ID de Nubimed), y si no hay coincidencia, por email. Si ninguno de los dos existe, se crea un contacto nuevo.
name→ Nombre del paciente.surname→ Apellidos del paciente.tax_id→ NIF/DNI.contact.email→ Email principal, usado también para la búsqueda por coincidencia.contact.phone_1→ Teléfono principal.contact.phone_2→ Teléfono secundario.address.street,address.city,address.postal_code→ Dirección (calle, ciudad y código postal).Description→ Resumen del paciente.id→ se guarda en el campo personalizadoin_nubimed, usado para la vinculación.
Además, todo contacto sincronizado se marca automáticamente como cliente y recibe la etiqueta nubimed, junto con una etiqueta por cada servicio asociado a sus citas.
Citas → Tareas
Se crea una tarea en Clientify por cada cita de Nubimed, vinculada al contacto del paciente. El nombre de la tarea sigue el formato:
CITA [nombre] [apellido] || ESTADO : [estado] || TIPO : [tipo] || ID : [id]
La fecha y hora de inicio y fin de la cita se trasladan directamente a la tarea, y el tipo de cita se añade como etiqueta. La integración comprueba el ID de Nubimed en la descripción de la tarea antes de crear una nueva, para evitar duplicados.
Estados de cita
Nubimed identifica el estado de cada cita con un código numérico, que se traduce a texto legible en Clientify:
1 → pendiente
2 → en curso
3 → sin confirmar
4 → finalizada
5 → cancelada
6 → no se presenta
7 → en sala de espera
8 → en gabinete
9 → en sala espera ya visitado
Citas → Oportunidades (opcional)
Si se activa esta opción, cada cita puede generar también una oportunidad. La integración crea automáticamente un pipeline llamado "Seguimiento Citas Nubimed" con una etapa por cada estado de cita: Pendiente, En Curso, Sin Confirmar, Finalizada, Cancelada, No Se Presenta, En Sala De Espera y En Gabinete.
Funcionamiento en el día a día
Una vez configurada, la integración se ejecuta sin intervención manual:
Paciente creado o modificado en Nubimed. Se crea o actualiza el contacto correspondiente en Clientify, buscando primero por
in_nubimedy después por email.Cita registrada en Nubimed. Se crea o actualiza la tarea asociada en Clientify. Si la sincronización de oportunidades está activa, también se actualiza el deal correspondiente.
Próxima cita del paciente. Los campos
dia proxima cita,hora proxima cita,tipo proxima citayestado citase actualizan solo cuando la nueva cita es más cercana en el tiempo que la almacenada, para no sobrescribir una cita futura con una ya pasada.
La integración obtiene primero todas las clínicas (agendas) disponibles para el usuario configurado y después sincroniza las citas de cada una.
Modos de sincronización
La integración puede ejecutarse en dos modos, según el rango de fechas que cubre:
Full → desde hace 10 años hasta hoy.
Modified → desde hoy hasta 12 meses en el futuro.
Ten en cuenta: en modo Full, la primera sincronización puede tardar bastante tiempo si la clínica tiene muchas citas históricas.
Limitaciones a tener en cuenta
La sincronización es unidireccional: los cambios en Clientify no se envían a Nubimed.
Solo se sincronizan pacientes que tienen al menos una cita asociada.
La API de Nubimed devuelve un máximo de 500 citas por petición; la integración pagina automáticamente para cubrir el rango completo.
Existe un pequeño retraso (1 segundo) entre cada sincronización de contacto, para no sobrecargar la API de Nubimed.
La integración utiliza la API v1 de Nubimed.
Modo de prueba (Trial)
Antes de sincronizar toda la base de pacientes, la integración admite un modo de prueba que limita el número de registros:
Contactos: 10 (por defecto)
Presupuestos: 10 (por defecto)
Empresas: 10 (por defecto)
Productos: 10 (por defecto)
Oportunidades: 10 (por defecto)
Es recomendable validar el mapeo de datos con este límite antes de lanzar una sincronización completa.
Buenas prácticas y resumen
Recomendaciones de uso
No modifiques manualmente los campos personalizados generados por la integración (
in_nubimed,dia proxima cita, etc.), ya que la sincronización los sobrescribe.Recuerda que cualquier cambio hecho en Clientify no se traslada a Nubimed: la ficha de referencia del paciente sigue siendo Nubimed.
Si vas a sincronizar oportunidades, revisa antes el pipeline "Seguimiento Citas Nubimed" que se crea automáticamente.
Usa el modo de prueba (trial) para validar el mapeo antes de una sincronización completa en modo Full.
Resumen rápido
Paciente creado en Nubimed → se crea el contacto en Clientify.
Paciente modificado en Nubimed → se actualiza el contacto en Clientify.
Cita registrada en Nubimed → se crea o actualiza una tarea en Clientify.
Sincronización de oportunidades activa → se crea o actualiza un deal en el pipeline "Seguimiento Citas Nubimed".
Contacto modificado en Clientify → no se envía a Nubimed.
Cambio de estado de cita → se refleja en
estado citay en el nombre de la tarea.
Más información sobre la API de Nubimed: https://nubimed.stoplight.io/docs/api/cadc77b3fa0b3-nubimed