Objetivos es una funcionalidad que encuentras en la sección de Ventas. Con ella, los usuarios pueden fijar metas sobre oportunidades y actividades con una frecuencia semanal, mensual, trimestral, semestral o anual. Clientify calcula el progreso de forma automática y lo muestra en un gráfico, junto con los registros que cuentan para cada meta. Así, el equipo sabe en todo momento cuánto falta para cumplir cada objetivo.
Índice
1. Requisitos para usar Objetivos
Para usar Objetivos, la cuenta y el usuario deben cumplir estas condiciones:
Tipo de usuario: el usuario tener acceso al módulo de Ventas.
Permisos del perfil: se configuran en Ajustes > Usuarios > Perfiles > Ventas > Objetivos.
Los permisos son acciones independientes: Acceder, Ver, Crear, Editar, Eliminar y Exportar. Los administradores tienen todos los permisos activados. Para el resto de los usuarios, un administrador debe activarlos.
Qué objetivos ve cada usuario
Cada usuario ve tres grupos de objetivos:
Los suyos.
Los de los usuarios con roles que dependen del suyo.
Aquellos en los que lo incluyeron en el campo ¿Quién lo puede ver?
2. Qué se puede medir
Objetivos permite medir cuatro tipos de metas:
Oportunidades creadas, por cantidad o por valor. Por ejemplo: crear 10 oportunidades al mes.
Oportunidades ganadas, por cantidad o por valor. Por ejemplo: ganar 10.000 USD en oportunidades al mes.
Actividades creadas, por cantidad. Por ejemplo: crear 15 actividades al mes.
Actividades completadas, por cantidad. Por ejemplo: completar 15 actividades al mes.
3. Cómo crear un objetivo
Elegir la entidad y el tipo de objetivo
Ir a Ventas > Objetivos.
Hacer clic en Agregar objetivo. Si todavía no hay objetivos creados, el botón se llama Agrega tu primer objetivo.
En Paso 1 · Entidad, elegir Oportunidad o Actividad.
En Paso 2 · Objetivo, elegir Creadas o Ganadas (para oportunidades), o Creadas o Completadas (para actividades).
Hacer clic en Continuar.
Completar la configuración
En Paso 3 · Configuración se completan estos campos:
Nombre: el nombre del objetivo.
Asignado a: el usuario cuyo rendimiento se va a medir. Si se deja vacío, el objetivo mide a todo el equipo.
¿Quién lo puede ver?: Todos los usuarios, Solo yo o Seleccionados.
Procesos de venta: solo aparece en objetivos de oportunidades. Indica los procesos que cuentan para la meta.
Tipo de actividad: solo aparece en objetivos de actividades. Las opciones son Tarea, Reunión o Llamada.
Frecuencia: semanal, mensual, trimestral, semestral o anual.
Duración: fecha de inicio y fecha de fin. La fecha de fin es opcional. Si no se indica, el objetivo no termina.
¿Cómo quieres medir tu objetivo?: solo aparece en objetivos de oportunidades. Las opciones son Cantidad o Valor. Si se elige Valor, hay que indicar el importe y la moneda.
Según el tipo de actividad, se pueden aplicar filtros opcionales:
Tarea: filtro por Tipo de tarea.
Reunión: filtro por Tipo de reunión. En objetivos de actividades completadas, también por Resultado.
Llamada: filtro por Tipo de llamada (recibida o saliente). En objetivos de actividades completadas, también por Resultado.
Definir la cifra de la meta
Hay dos formas de fijar la cifra:
Recurrente: la misma cifra se aplica a todos los periodos.
Variable: cada periodo tiene su propia cifra. Para usar este modo, se marca la opción Especificar los objetivos individuales del período.
En el modo Variable, cada periodo muestra sus fechas y el periodo en curso aparece marcado como Actual. El botón Aplicar a todos rellena todos los periodos con el mismo valor, que luego se puede ajustar uno por uno.
Para terminar, hacer clic en Guardar.
4. Cómo se organizan los periodos
Los periodos siguen el calendario:
Las semanas van de lunes a domingo.
Los meses van del día 1 al último día del mes.
Por eso, Clientify propone como fecha de inicio el comienzo del periodo en curso. Si el usuario cambia esa fecha, el primer periodo será más corto que los demás. Esto es el comportamiento esperado, no una incidencia.
5. Lista de objetivos
En Ventas > Objetivos aparece la lista de todos los objetivos que el usuario puede ver. La lista muestra estas columnas: Nombre, Tipo, Propietario, Frecuencia, Estado y Fechas.
El estado puede ser:
Activo: el objetivo está dentro de sus fechas.
Pasado: el objetivo ya terminó.
Para encontrar un objetivo, el usuario puede usar el buscador por nombre o el icono de embudo, que permite filtrar por tipo, propietario y estado. Los botones Aplicar filtros y Limpiar filtros activan o quitan los filtros.
Desde la lista también se puede:
Abrir el menú de tres puntos de cada fila para elegir Vista previa, Editar o Eliminar.
Marcar varias casillas y hacer clic en Eliminar objetivos para borrar varios a la vez.
Hacer clic en el nombre de un objetivo para abrir su detalle.
6. Detalle de un objetivo
El detalle de un objetivo tiene tres partes.
Gráfico Objetivos a cumplir
El gráfico compara la meta con el resultado real de cada periodo. Muestra 7 periodos por página y se abre en el periodo en curso, marcado como Actual.
Tabla de registros y resumen
Debajo del gráfico hay una tabla con dos pestañas:
Oportunidades, Actividades o Llamadas (según el tipo de objetivo): muestra los registros que cuentan para los periodos visibles en el gráfico. Al hacer clic en un registro, se abre.
Resumen: muestra por cada periodo la Meta, el Resultado, la Diferencia y el Progreso.
Panel de detalles
El panel muestra la configuración del objetivo: usuario asignado, visibilidad, procesos de venta o tipo de actividad y sus filtros, frecuencia, duración y quién lo creó. El icono de lápiz permite editarlo.
7. Qué cuenta para el progreso
Clientify calcula el progreso con estas reglas:
Oportunidades creadas: cuentan las oportunidades creadas dentro del periodo, en los procesos de venta elegidos, sin importar su estado.
Oportunidades ganadas: cuentan las oportunidades ganadas cuya fecha de cierre está dentro del periodo, en los procesos de venta elegidos.
Actividades creadas: cuentan las actividades del tipo elegido, creadas dentro del periodo y que cumplan los filtros.
Actividades completadas: cuentan las actividades del tipo elegido, completadas dentro del periodo y que cumplan los filtros, incluido el resultado.
Si el objetivo está asignado a un usuario, solo cuentan los registros de los que ese usuario es propietario
8. Cómo exportar un objetivo
Para exportar, el usuario necesita el permiso Exportar en su perfil. Hay dos opciones:
Reporte PDF: con el botón Exportar que está junto al gráfico.
Excel o CSV: con el botón Exportar que está sobre la tabla. Se exporta la pestaña que esté visible en ese momento.
En ambos casos, el archivo llega por correo electrónico y queda disponible en el Centro de descargas.
9. Editar y eliminar objetivos
Editar
Al editar un objetivo se pueden cambiar el nombre, el usuario asignado, la visibilidad, la frecuencia, la duración, las cifras y los filtros.
La entidad (oportunidad o actividad) y el tipo de objetivo (creadas, ganadas o completadas) no se pueden cambiar. Para medir otro tipo, hay que crear un objetivo nuevo.
Eliminar
Al eliminar un objetivo se borra completo, con todos sus periodos. Esta acción no se puede deshacer.
10. Preguntas frecuentes
¿Por qué un usuario no ve Objetivos en el menú?
Hay que revisar dos cosas: que la cuenta tenga el plan Enterprise o el complemento de Objetivos, y que el perfil del usuario tenga activado el permiso Acceder en Ajustes > Usuarios > Perfiles > Ventas > Objetivos. Si el usuario no es administrador, debe pedirle a un administrador que active el permiso.
¿Por qué no se puede activar el modo Variable?
El modo Variable necesita una fecha de fin y una frecuencia que genere más de un periodo. Por ejemplo, un objetivo mensual con una duración de una semana genera un solo periodo. En ese caso, hay que usar el modo Recurrente.
¿Hay una cantidad máxima?
Sí. La suma de todos los periodos no puede superar 32.767. El icono ? indica el máximo permitido por periodo. Si se escribe un valor mayor, Clientify lo ajusta de forma automática.
¿Qué pasa si se elimina un tipo de tarea o reunión que usaba un objetivo?
Ese tipo se quita del filtro del objetivo y aparece un aviso al editarlo. Si era el único tipo seleccionado, hay que elegir otro o hacer clic en Contar todos los tipos. En el detalle del objetivo, ese tipo aparece como Tipo eliminado.
¿Se pueden crear objetivos con fechas pasadas?
Sí. Clientify permite crear objetivos con fechas de inicio anteriores a la fecha actual.