Qué es y qué permite la integración
Orbis es el software de gestión para agencias de viajes líder en España. La integración mantiene conectada la información de contactos y clientes entre Orbis y Clientify: tú trabajas comercialmente en Clientify y la información operativa se mantiene actualizada en Orbis, sin trabajo manual.
Una vez configurada, esto es lo que hace por ti:
Enviar clientes a Clientify. Los clientes creados en Orbis se trasladan a Clientify automáticamente.
Crear clientes en Orbis. A partir de contactos generados en Clientify, con los datos necesarios.
Actualizar datos. La información de clientes se mantiene sincronizada entre ambas plataformas.
Abrir expediente. Al marcar una oportunidad como ganada, se crea la cabecera de un expediente en Orbis.
Consultar ventas. Importes vendidos, productos y destinos más vendidos o fecha del próximo viaje, directamente desde Clientify.
Solo se sincronizan contactos que tengan un email asociado.
Configuración inicial (una sola vez)
Antes de empezar a trabajar, la integración requiere una configuración inicial que normalmente se realiza una sola vez. Consta de tres pasos.
Paso 1 · Activar la conexión en Orbis
En Configuración empresa → Enlace CRM se introducen los datos necesarios para que Orbis se comunique con Clientify. Es imprescindible dejar marcada la opción Sincronizar CRM.
Este paso lo realiza el equipo técnico o el responsable de Orbis.
Introduce el usuario y la contraseña del CRM y marca la casilla "Sincronizar Crm".
Paso 2 · Asociar usuarios de ambas plataformas
Cada usuario de Clientify debe estar relacionado con su usuario de Orbis. Es especialmente importante para crear expedientes desde oportunidades ganadas: si el usuario no está asociado, algunas acciones pueden fallar.
En la ficha de cada usuario se indica su "Usuario Clientify" correspondiente.
Paso 3 · Revisar los campos visibles en Clientify
Tras activar la integración, algunos campos de Orbis pueden no aparecer en la ficha del contacto. Estos campos se generan automáticamente a partir de las estadísticas de Orbis (total importe vendido, fecha de próximo viaje, destino más vendido, importe de ventas del año actual, y otros más), pero conviene activar manualmente los que sean útiles para el trabajo comercial diario.
Para ello, entra en la ficha de cualquier contacto y selecciona Personalizar campos, debajo del nombre del contacto. Después arrastra o marca los campos que quieres mostrar y guarda los cambios.
Arrastra y muestra los campos necesarios y guarda los cambios.
No es obligatorio mostrar todos los campos estadísticos, pero sí conviene mostrar los útiles para el trabajo comercial diario. Como referencia: Url Cliente Orbis, Sincronización Orbis, Particular, Total Importe Vendido, Total Importe Vendido Año Actual, Fecha Próximo Viaje.
Campos clave en Clientify
Aunque la integración trabaja de forma automática, hay tres campos que debes conocer y revisar al gestionar contactos.
Sincronización Orbis (*ow 35)
Indica si un contacto de Clientify debe sincronizarse con Orbis:
Cliente — el contacto se envía a Orbis como cliente. Úsalo cuando sea un cliente real o pueda acabar generando una reserva.
No sincronizar — el contacto permanece solo en Clientify y no se envía a Orbis. Úsalo para leads iniciales, contactos comerciales, pruebas o contactos que no deben aparecer en Orbis.
Proveedor — opción en desarrollo. Permitirá crear proveedores en Orbis desde Clientify.
Desplegable del campo "*ow 35 — Sincronización Orbis".
Particular o empresa (*ow 37)
Permite indicar si el contacto es un cliente particular o una empresa. Es relevante porque Orbis trata algunos datos de forma distinta según el tipo de cliente.
Conmutador "*ow 37 — particular" para distinguir cliente particular de empresa.
Tipo de cliente (etiqueta)
Desde Clientify puedes asignar una etiqueta que cree o añada un tipo de cliente en la ficha de Orbis. Las etiquetas ayudan a clasificar al cliente en Orbis.
Formato obligatorio: la etiqueta debe seguir siempre el formato TC:TIPOCLIENTE (las letras "TC", dos puntos y el tipo de cliente). Si no se respeta el formato TC:, el tipo de cliente no se creará en Orbis.
Se revisa el tipo en Orbis y se añade la etiqueta correspondiente en Clientify.
Enlace a la ficha de Orbis (Url Cliente Orbis · *ow 05)
Permite abrir desde Clientify la ficha del cliente en Orbis. Es útil cuando trabajas en Clientify y necesitas consultar información operativa. Si la integración está bien configurada, también puedes acceder desde Orbis a la ficha correspondiente de Clientify.
El campo "*ow 05 — Url Cliente Orbis" abre la ficha del cliente en Orbis desde Clientify.
Funcionamiento en el día a día
Una vez configurada, la integración funciona de forma sencilla y, en la mayoría de los casos, automática.
Cliente creado o modificado en Orbis. Si está marcado para enviarse a Clientify, sus datos se crean o actualizan automáticamente. No tienes que hacer nada adicional.
Contacto creado o modificado en Clientify. Revisa el campo Sincronización Orbis. Si es Cliente, se sincroniza con Orbis; si es No sincronizar, permanece solo en Clientify.
Oportunidad marcada como ganada. Se crea automáticamente la cabecera de un expediente en Orbis, siempre que el contacto esté previamente sincronizado como cliente.
Recuerda: antes de sincronizar, conviene revisar que el contacto tenga los datos principales completos: nombre, email, teléfono, NIF/CIF si corresponde y tipo de cliente (particular o empresa).
Antes de sincronizar: checklist
Antes de marcar un contacto de Clientify como Cliente, revisa estos puntos para evitar errores al crear la ficha en Orbis:
Datos de identificación: nombre y apellidos, o razón social completos.
Datos de contacto: email y teléfono válidos; dirección si es necesaria.
Datos fiscales: NIF/CIF si corresponde al tipo de cliente.
Tipo de cliente: indica si es particular o empresa y añade la etiqueta
TC:TIPOCLIENTEsi la utilizas.Campo de sincronización: confirma que "*ow 35 — Sincronización Orbis" está marcado como Cliente.
Si falta un dato obligatorio o hay algún problema, la operación quedará registrada en el log de OrbisWeb para que puedas revisarla (ver la sección de registro de operaciones más abajo).
Datos comerciales que llegan desde Orbis
Orbis envía a Clientify información comercial del cliente de forma automática. Estos datos permiten a tu equipo comercial consultar información útil directamente desde Clientify, sin entrar en Orbis.
Importes y ventas: total importe vendido, del año actual y de años anteriores, producto más vendido e importe. Destinos y próximos viajes: destino más vendido, importe del destino más vendido y fecha del próximo viaje.
Importante sobre la actualización: los datos normales del cliente se sincronizan al crear o modificar una ficha. Los datos estadísticos (importes y rankings) se actualizan por la noche: una venta realizada hoy puede no reflejarse en Clientify hasta el día siguiente.
Registro de operaciones y errores
OrbisWeb dispone de un registro de operaciones donde se guardan las acciones realizadas por la integración. Te permite comprobar por qué un contacto no se ha creado o actualizado como esperabas.
En el registro puedes revisar:
Clientes creados correctamente.
Clientes actualizados correctamente.
Errores de sincronización.
Contactos no sincronizados.
Errores por falta de datos obligatorios.
Errores relacionados con el NIF, si la validación está activa.
Buenas prácticas y resumen
Recomendaciones de uso
No marques como Cliente contactos incompletos.
Usa No sincronizar para contactos que solo se trabajen comercialmente en Clientify.
Revisa si el contacto es particular o empresa antes de sincronizarlo.
Usa siempre el mismo formato para los tipos de cliente:
TC:TIPOCLIENTE.No modifiques manualmente campos técnicos si no conoces su función.
Ten en cuenta que los importes y rankings comerciales se actualizan por la noche.
Resumen rápido
Creo cliente en Orbis → se crea en Clientify.
Modifico cliente en Orbis → se actualiza en Clientify.
Contacto como Cliente → se crea o actualiza en Orbis.
Contacto No sincronizar → no se envía a Orbis.
Oportunidad ganada → se crea la cabecera de expediente en Orbis.
Cambio de datos comerciales → importes actualizados por la noche.
Etiqueta TC:TIPOCLIENTE → define el tipo de cliente en Orbis.
Campo Url Cliente Orbis → abre la ficha de Orbis desde Clientify.
Para entender mejor el proceso, te dejamos este vídeo editado por Orbis: