¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo (también llamado workflow) es una automatización que puedes crear en Clientify para que determinadas acciones ocurran de forma automática en función de condiciones que tú defines. Se compone de tres elementos: un lanzador que lo activa, acciones que ejecuta y decisiones que ramifican el camino según se cumplan o no ciertas condiciones.
En el siguiente vídeo encontrarás una visión general del proceso:
Índice de contenidos
Cómo acceder y crear un flujo de trabajo
Parámetros
El gráfico: lanzadores, acciones y decisiones
Lanzadores
Acciones
Decisiones
El histórico
Tiempos de ejecución
1. Cómo acceder y crear un flujo de trabajo
Ve a Marketing → Automatizaciones → Flujos de trabajo.
Haz clic en el botón Crear un nuevo flujo.
Se abrirá el editor visual donde podrás configurar tu lanzador, añadir acciones y crear decisiones.
Cuando el flujo esté listo, publícalo para que empiece a ejecutarse.
2. Parámetros
El contacto pasa por la automatización sólo una vez
Actívala para que un contacto que ya entró en el flujo no vuelva a entrar, aunque cumpla otra vez la condición que lo dispara. Evita que la misma persona reciba la secuencia completa más de una vez.
El contacto no puede estar en más de una automatización al mismo tiempo
Con esta opción activada, un contacto que ya está corriendo en otro flujo no entra en este hasta que termine el primero. Evita que reciba pasos de varias automatizaciones a la vez.
Detener la automatización para el contacto que:
Alcanza el objetivo
Si el flujo tiene un objetivo definido (por ejemplo, una compra o un cambio de etapa), el contacto sale de la automatización en cuanto lo cumple, sin recibir los pasos restantes.
Responde un email del flujo
El contacto sale de la automatización en cuanto responde a cualquiera de los correos del flujo. Útil cuando quieres que una respuesta manual tome el relevo del envío automático. Aquí es vital que tengas tu bandeja de correo conectada en Clientify, así sabremos si esa persona te contestó y podremos identificarlo.
Agenda una reunión
El contacto sale del flujo en el momento en que agenda una reunión contigo. Evita que siga recibiendo correos automáticos después de haber dado ese paso.
Avanzado
La automatización permite gestionar múltiples oportunidades asociadas a un mismo contacto
Cuando un flujo se dispara por una oportunidad —por ejemplo, al cambiar de etapa o de estado—, esa oportunidad concreta es la que ha hecho entrar al contacto en el flujo.
Sin esta opción activada, los pasos que actúan sobre oportunidades no distinguen cuál la disparó: toman una cualquiera del contacto, y si tiene varias abiertas, puede no ser la correcta. El caso más claro es el paso "Cambiar etapa de la oportunidad": puede acabar moviendo una oportunidad distinta de la que activó el flujo.
Con la opción activada, cada paso usa exactamente la oportunidad que disparó esa entrada al flujo, sin importar cuántas otras tenga abiertas el contacto. Lo mismo pasa con los campos de oportunidad en tus correos o notificaciones: muestran los datos de esa oportunidad concreta, no los de otra.
Requerir doble confirmación (doble opt-in)
Al activarla, solo entran en la automatización los contactos que hayan confirmado su email con doble opt-in. Actívala para asegurarte de que cada envío llega a una dirección verificada.
3. El gráfico: lanzadores, acciones y decisiones
El gráfico es el editor visual donde construyes tu flujo. Está formado por tres tipos de nodos que se conectan entre sí:
4. Lanzadores
El lanzador es el evento que inicia la automatización. Puedes añadir varios lanzadores a un mismo flujo: basta con que se cumpla cualquiera de ellos para que el flujo arranque (no es necesario que se cumplan todos).
Los lanzadores se agrupan en cuatro categorías:
Web marketing: visita a una URL, envío de un formulario, etc.
⚠️ Para que el lanzador de visita a URL funcione correctamente es necesario que el script de tracking de Clientify esté instalado en la web y que el dominio de seguimiento esté verificado.
Propiedades del contacto: cambio de etiqueta, campo personalizado, etapa del contacto, etc.
Ventas y CRM: cambio de etapa en pipeline, creación de oportunidad, asignación de propietario, etc.
E-Commerce: eventos relacionados con tiendas online integradas.
5. Acciones
Las acciones son las tareas que el flujo ejecuta automáticamente después de que el lanzador se activa: enviar un email, añadir una etiqueta, crear una oportunidad, asignar un propietario, entre otras.
6. Decisiones
Las decisiones permiten bifurcar el flujo en función de si se cumple una condición o no. Cuando el contacto llega a una decisión, el sistema evalúa la condición y lo dirige por la rama Sí o la rama No, ejecutando acciones distintas en cada caso.
7. El histórico
La pestaña Histórico te permite monitorizar en tiempo real cómo avanza cada contacto dentro del flujo. Para cada contacto puedes ver:
En qué paso del flujo se encuentra actualmente.
El estado del contacto (en proceso, completado, detenido).
La etapa de cada envío.
Observaciones y mensajes de error si algo falló en algún paso.
El histórico también incluye un filtro de búsqueda para localizar contactos concretos y hacer seguimiento de la automatización de forma más ágil.
8. Tiempos de ejecución
⚠️ Ten en cuenta que el paso de una acción a la siguiente puede tardar aproximadamente 30 a 45 minutos. Si el tiempo de espera supera 1 hora, revisa el histórico para identificar si hay algún error en el paso correspondiente.
Artículos relacionados