Agenda reuniones con tu bot de IA 🤖
Estamos muy contentos de presentarte una nueva función que te ayudará a optimizar tus procesos y a mejorar la experiencia de tus clientes. Ahora, tu bot de inteligencia artificial puede agendar, reagendar y cancelar reuniones de forma autónoma.
El bot de IA que se encarga de tu agenda: programa, reagenda y cancela reuniones sin esfuerzo.
¿Cómo funciona?
Cuando un usuario expresa interés en tener una reunión, el bot le pedirá la información necesaria (nombre, correo electrónico, y disponibilidad, por ejemplo) y la usará para crear un evento en tu calendario.
Si un cliente necesita reagendar o cancelar una reunión, solo tiene que indicárselo al bot. La IA buscará la reunión existente y le presentará al usuario la opción de cambiarla de fecha o anularla, sin que tú tengas que intervenir.
Beneficios de esta función
Ahorro de tiempo: Automatiza un proceso que antes requería intervención manual.
Disponibilidad 24/7: El bot trabaja a cualquier hora, agendando reuniones incluso fuera de tu horario laboral.
Mejora la experiencia del cliente: Ofrece una forma rápida y eficiente de reservar una reunión, eliminando fricciones.
Construcción
Para habilitar esta función en tu bot, sigue estos sencillos pasos:
Ve al panel de Chatbots en tu cuenta de Clientify y crea un chatbot o edita uno existente.
Accede al constructor del flujo del chatbot.
En la columna izquierda encontrarás la caja de reuniones.
Arrastra esta caja al panel de trabajo.
Conéctala con los otros pasos de tu flujo, por ejemplo, después de un mensaje que pregunte al usuario si desea agendar una reunión.
Configura la acción.
Configuración de un bot para agendar reuniones 🤖
La caja de agendamiento involucra varios aspectos que debes tener en cuenta:
Asignación de calendario
En la sección "Asignación" se define a qué calendario se asignarán las reuniones agendadas por el bot.
Selecciona un calendario: Permite elegir un calendario específico para todas las reuniones agendadas, sin importar quién sea el propietario del contacto o la conversación.
Calendario del propietario del contacto: El bot agendará la reunión en el calendario del usuario de Clientify que sea propietario de ese contacto.
Calendario del propietario de conversación: La reunión se agendará en el calendario del usuario de Clientify que sea el propietario de la conversación con el cliente.
Comportamiento del bot
La sección "Comportamiento" determina cómo el bot interactuará con el cliente durante el proceso de agendamiento.
Por defecto: El bot usará su comportamiento estándar, pidiendo al cliente que elija un horario de los disponibles.
Personalizado: Esta opción te permite definir un flujo de conversación más detallado. Aquí tienes un mayor control para que el bot hable con el tono de tu marca, desde formal y profesional hasta cercano y amigable. Puedes programar un guion específico o que ofrezca opciones de horarios de una manera más detallada y adaptada a tus necesidades.
Mensaje de bienvenida
El "Mensaje de bienvenida" es la primera interacción del bot con el cliente. Aquí puedes redactar un mensaje inicial que establezca el tono y la función del bot. Por ejemplo: "¡Hola! Soy el asistente de Clientify. ¿En qué puedo ayudarte hoy?"
Reagendar y cancelar reuniones 📅
Una de las funcionalidades más útiles de este bot es la capacidad de gestionar cambios en las citas. Si las activas, el bot estará diseñado para detectar la intención del cliente de reagendar o cancelar una reunión.
Reagendar: Si el cliente escribe algo como "necesito cambiar la hora de la reunión" o "no puedo asistir", el bot lo reconocerá. Luego le preguntará al cliente si desea ver los horarios disponibles nuevamente para elegir una nueva fecha y hora.
Cancelar: Si el cliente expresa la intención de cancelar la reunión, el bot lo interpretará y cancelará el agendamiento.
¡Y listo! El bot estará preparado para manejar las solicitudes de reunión de tus clientes de forma automática.
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