A. Unión Europea
Como ya hemos indicado, la firma electrónica de Clientify se puede considerar como firma electrónica simple conforme a la legislación europea.
a) Marco jurídico vigente
En la Unión Europea, la firma electrónica está regulada por el Reglamento (UE) nº 910/2014 (eIDAS), aplicable directamente en todos los Estados miembros. Este reglamento reconoce tres niveles de firma: simple, avanzada y cualificada, y garantiza que ninguna firma electrónica pueda ser discriminada por el mero hecho de estar en formato electrónico.
La firma electrónica simple es plenamente legal en la UE y puede tener valor probatorio en juicio, siempre que pueda demostrarse su autenticidad. No requiere un certificado digital ni intervención de terceros acreditados. El artículo 25.1 del Reglamento eIDAS deja claro que las firmas electrónicas no cualificadas no pueden ser rechazadas como prueba en procedimientos legales solo por su formato.
b) Requisitos para la validez de la firma electrónica simple
Para que una firma electrónica simple tenga validez legal en la Unión Europea, se deben cumplir tres condiciones:
· Que se pueda identificar al firmante.
· Que quede constancia de la intención del firmante de aceptar el contenido del documento.
· Que se pueda verificar que el documento no fue modificado tras la firma.
Estas condiciones pueden cumplirse mediante tecnologías como el registro de correo electrónico, IP, sellos de tiempo, OTPs, geolocalización o trazabilidad del proceso de firma, como hacemos en Clientify.
c) Usos permitidos de la firma electrónica simple
La firma electrónica simple es apta para una gran variedad de documentos que no requieren garantías adicionales. Algunos ejemplos comunes incluyen:
· Contratos de servicios o laborales.
· Aceptación de presupuestos y pedidos.
· Comunicaciones internas de empresa.
· Autorizaciones de empleados.
· Contratos con proveedores.
· Consentimientos informados no vinculantes.
· Formularios de afiliación y solicitudes.
Para trámites ante organismos públicos o documentos con requisitos legales específicos puede ser necesario recurrir a firmas avanzadas o cualificadas.
d) Enlaces de interés
B. España
Como ya hemos indicado, la firma electrónica de Clientify se puede considerar como firma electrónica simple conforme a la legislación española.
a) Legislación nacional
En España, el Reglamento eIDAS se complementa con la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, que regula determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Esta norma nacional no introduce restricciones adicionales al uso de firmas electrónicas simples en el ámbito privado, lo cual confirma su plena validez legal en contratos y documentos que no exijan una forma específica.
b) Validez jurídica de la firma electrónica simple
La firma electrónica simple es legalmente válida en España siempre que se cumplan los requisitos de identificación, consentimiento e integridad documental. Puede utilizarse para formalizar contratos civiles y mercantiles, acuerdos de empresa, y en general, cualquier documento donde no se exija legalmente una firma manuscrita o intervención notarial.
Aunque la ley no exige expresamente que una firma electrónica simple esté respaldada por evidencias técnicas, su fuerza probatoria será mayor si se usan medidas como verificación por correo electrónico, firma biométrica en pantalla, códigos OTP o trazabilidad documental, como hacemos en Clientify.
c) Usos frecuentes en España
En el ámbito privado, la firma electrónica simple es ampliamente utilizada para:
· Contratos de prestación de servicios.
· Contratos laborales y anexos.
· Autorizaciones internas.
· Propuestas comerciales.
· Documentación de recursos humanos.
· Formularios y consentimientos.
En el ámbito público, ciertas gestiones ante la Administración pueden requerir el uso de una firma electrónica cualificada, especialmente en relación con Hacienda, Seguridad Social o notificaciones electrónicas obligatorias.
d) Enlaces de interés