Puedes crear oportunidades de forma masiva mediante la importación de un archivo en formato .csv, .xlsx o .xls, lo que te permitirá agilizar el proceso y gestionar grandes volúmenes de datos de manera eficiente.
Es importante tener en cuenta que, antes de realizar la importación, debes asegurarte de que los campos personalizados necesarios estén creados. De esta manera, la información se relacionará correctamente y evitarás la pérdida de datos.
Preparación de la base de datos
Antes de importar tu base de datos, es fundamental asegurarte de que esté en el formato correcto y contenga la información necesaria. Sigue estos consejos:
Formato del archivo: Clientify admite archivos CSV, XLS y XLSX. Asegúrate de que tu archivo esté en uno de estos formatos. Los datos deben ser formato tipo Texto. No importa si lo que estamos indicando es una Fecha, un Teléfono o un CIF.
Encabezados de columna: Recomendamos que la primera fila de tu archivo contenga los encabezados de columna, que representan los campos de información de tus oportunidades (nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, etc.).
Datos limpios y organizados: Revisa tu base de datos y corrige posibles errores o inconsistencias. Elimina filas o columnas innecesarias y asegúrate de que los datos estén completos y actualizados.
Campos obligatorios: Familiarízate con los campos obligatorios para la importación de oportunidades para evitar errores. Como el nombre, el importe, el flujo y la etapa de la oportunidad.
Campos personalizados: crea con anticipación los campos personalizados en Clientify que necesites para guardar correctamente toda la información de tu empresa. Esto te permitirá realizar la importación con éxito.
Paso a paso
Para facilitar el proceso de integración de tus datos, hemos preparado un recurso visual detallado. A continuación, te compartimos un video con una guía completa para importar con éxito tus oportunidades:
Como ves es muy sencillo, tan solo debes ir a la sección de Importación, dentro del módulo de Contactos o de Ventas y seleccionar el archivo de tu equipo. Emparejar las columnas de tu archivo con los campos de Clientify y ya podrás trabajar con tus oportunidades de venta recién importadas.
Consejos de importación de oportunidades
Para asegurarnos de que los campos se importen correctamente, debemos tener en cuenta lo siguiente:
Campo Propietario (para asociar la oportunidad a un usuario existente):
Es importante usar el correo electrónico asociado al usuario que se desea asignar como propietario, de manera que se relacione correctamente. Si no se dispone del correo, debe escribirse el nombre del usuario tal como está registrado en Clientify, prestando especial atención a mayúsculas, minúsculas y acentos.
Formato de los campos:
Como en cualquier proceso de importación, los datos en la tabla de Excel deben tener el formato de "Texto". No importa si estamos trabajando con fechas, teléfonos o CIF. Para asegurarte de que el formato sea correcto, selecciona el campo correspondiente en tu archivo Excel y cámbialo al formato de "Texto".
Campo de fecha:
Si estás importando un campo de fecha, es crucial que utilices el mismo formato de fecha que tienes configurado en la sección de configuración regional de tu cuenta de Clientify. Esto asegurará que la fecha se importe correctamente.
Configuración - Mi Cuenta - Datos regionales
Debes elegir entre los formatos DD/MM/AAAA o MM/DD/AAAA, evitando mezclar ambos.
Esta consideración es clave si deseas importar campos relacionados con las fechas de creación, fecha esperada de cierre y fecha de cierre de tus oportunidades.
Campo Empresa:
Al igual que con los contactos, es fundamental que, al asociar una empresa existente de tu base de datos a una oportunidad, escribas correctamente el nombre de la empresa, exactamente tal como aparece en Clientify.
Etiquetas:
Si quieres añadir etiquetas a tus oportunidades mediante una importación, puedes hacerlo de dos formas. Una opción es crear un campo nuevo en tu archivo Excel para cada etiqueta.
La segunda opción es hacerlo desde un mismo campo, separando las etiquetas con una coma (,) de la siguiente manera:
Contactos asociados a las oportunidades:
Si deseas asociar un contacto ya existente en tu base de datos a la oportunidad que estás importando, debes usar el nombre exacto con el que está registrado el contacto en Clientify. Sin embargo, lo más recomendado es utilizar el correo electrónico asociado al contacto para asegurarte de relacionarlo correctamente.
Proceso de ventas de la oportunidad:
Al realizar la importación de oportunidades, es necesario contar con un campo que permita definir el proceso de ventas (si es un campo personalizado, debe estar previamente creado en Clientify). De esta manera, cuando se cree la nueva oportunidad importada, se asignará automáticamente al flujo de ventas correspondiente.
Etapas:
Al igual que con los procesos de ventas, en la importación podrás definir un campo de etapas en tu archivo Excel, donde se indicará en qué etapa se encuentra tu oportunidad. Asegúrate de verificar que esté correctamente asignada al momento de la importación.
Estados:
Al crear el archivo Excel para la importación de oportunidades, puedes definir el estado en el que deseas que se cree la oportunidad. Ten en cuenta que los estados están limitados a los cuatro disponibles en el módulo de oportunidades de Clientify: abierta, ganada, vencida y perdida.
Precios:
Al ingresar los precios, es importante no utilizar comas ni puntos para separar los miles ni agregar símbolos de moneda. Los puntos o comas deben usarse únicamente para los decimales, según la configuración regional correspondiente.
Moneda:
Solo debe incluirse el símbolo de la moneda (por ejemplo, USD, EUR).
Finalmente, es importante tener en cuenta que Clientify es sensible a las mayúsculas y minúsculas. Si los contactos o usuarios fueron añadidos con sus nombres en minúsculas, al realizar una importación con el nombre en mayúsculas, Clientify no los detectará correctamente como propietario o contacto.
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