A continuación paso a paso para integrar ambas plataformas
índice:
1.- Personalizar Nuevos campos en Clientify
Necesitarás adaptar algunos campos en Clientify para que pueda recibir de GIO Web información específica relacionada con tu actividad, como la fecha de la última graduación del cliente o cuándo realizó su última compra.
A continuación se indica cómo y qué campos nuevos hay que crear:
1.1. Seguir la ruta perfil (1)-> Configuración (2), en el panel lateral izquierdo seleccionar Personalización (3) para desplegar opciones y seleccionar Nuevos campos (4) para acceder acceder al listado de campos personalizados.
1.2. Desde el listado de campos personalizados, pulsar el botón Crear campo personalizado (5) para abrir el formulario de creación de un campo nuevo.
1.3. En el campo Entidad (6) del formulario seleccionar del desplegable la opción Contactos, introducir el Nombre del campo (7) que debe ser exactamente el requerido por GIO Web, seleccionar el Tipo de campo (8) del desplegable, indicar el Valor por defecto (9) o dejar vacío si no se aplica, y marcar la casilla de verificación (10) para permitir mostrar la entidad según corresponda y Guardar (11) para registrar el nuevo campo.
1.4. Cada elemento del listado se puede editar o eliminar si requiere corrección.
1.5. Los valores a introducir para los 6 Nuevos campos se indican a continuación:
Entidad | Nombre | Tipo | Valor por defecto | Visible |
Contactos | cf_ultimaventa | Fecha | Dejar vacío | Marcar casilla |
Contactos | cf_ultimagradlent | Fecha | Dejar vacío | Marcar casilla |
Contactos | cf_ultimagradgafa | Fecha | Dejar vacío | Marcar casilla |
Contactos | cf_enviasms | Seleccionar Checkbox | Seleccionar Falso | Marcar casilla |
Contactos | cf_enviaemail | Seleccionar Checkbox | Seleccionar Falso | Marcar casilla |
Contactos | cf_id | Seleccionar Numérico | Dejar vacío | Marcar casill |
A tener en cuenta, al pegar valores en el campo Nombre, no introducir espacios.
2.- Crear Origen GIOWEB en Clientify (Cliente)
El campo "Origen" en Clientify permite identificar de dónde proviene cada contacto. Crearemos el origen GIOWEB, para especificar que los contactos añadidos mediante esta integración son de GIO Web.
2.1. Acceder al listado de Orígenes desde el panel lateral izquierdo, siguiendo la ruta Personalización (12)-> Contactos (13)-> Orígenes (14) y pulsar Crear origen (15).
2.2. En la ventana emergente Crear origen de contactos indicar GIOWEB en el campo Nombre (16) y Guardar (17).
2.3. Cada elemento del listado se puede editar o eliminar si requiere corrección.
3. Copiar Api key de Clientify
Tu clave API key es un código único que permite la interacción segura entre diferentes sistemas de software y facilitar la sincronización de datos entre GIO Web y Clientify. Es importante manejar esta clave con el máximo cuidado, no copies tu clave API en documentos, correos electrónicos o cualquier otro medio inseguro que pueda ser accesible por terceros no autorizados.
Nos conectaremos contigo para indicarte cómo facilitarnos el API Key y autorizar a un Administrador de GIO Web que complete y active tu integración con Clientify.
Si ya se ha contratado el Plan Enterprise+Inbox
3.1. Acceder a Configuración (18)-> API (19) y Copiar el Api Key pulsando sobre el botón (20).
3.2. Nos conectaremos contigo para indicarte cómo facilitarnos el API Key y autorizar a un Administrador de GIO Web que complete y active tu integración con Clientify.
4. Verificar funcionamiento de la integración
Es importante tener en cuenta que el proceso de carga de datos se realiza una vez al día. Esto significa que si cargas nuevos clientes o modificas sus datos, la información se actualizará durante la carga nocturna. En otras palabras, los cambios que realices no se reflejarán inmediatamente en Clientify, sino que tendrás que esperar hasta el día siguiente para ver los datos actualizados en la plataforma.
4.1. Añadir y Modificar datos de Clientes desde GIO Web
4.2 Añadir Clientes desde GIO Web
Al pulsar Clientes desde el menú, se abre la pestaña Clientes con el listado de Clientes
Para mostrar elementos del listado, pulsar sobre Buscar o Enter.
Para añadir Cliente pulsar sobre Añadir Cliente.
Rellenar datos en formulario Nuevo Cliente.
Al pulsar Guardar, el cliente quedará registrado en GIO Web.
El cliente nuevo, se mostrará en Clientify cuando el sistema complete la sincronización diaria.
4.3. Editar Cliente desde GIO Web
Seleccionar paciente haciendo doble clic sobre el elemento del listado de Clientes para abrir la ficha en detalle del paciente. 2. Desde el menú de la Ficha Cliente pulsar Editar.
Al pulsar Editar se abre la pestaña Editar Cliente.
El usuario puede Guardar o Descartar los cambios.
Los cambios se mostrarán en Clientify cuando el sistema complete la sincronización diaria.
5. Ver Listado de Clientes con origen GIO Web en Clientify.
5.1. Los Clientes creados, editados o eliminados desde GIO Web, tras la actualización de los datos que se realiza cada noche, se muestran en el listado de contactos de Clientify siguiendo la ruta Marketing (1)-> Contactos (2).
5.2. Para cada elemento del menú hay un menú de acciones que incluye las opciones de editar y eliminar contacto, pero se debe tener en cuenta que los datos de los clientes sólo se deben modificar desde GIO Web para que se mantengan actualizados en las dos plataformas.
5.3. Para abrir la ficha en detalle de un contacto, pulsar sobre el nombre del cliente (3).
5.4. En el panel lateral izquierdo de la ficha de contacto se muestran los datos que el Cliente tiene en GIO Web, entre otros: Nombre, Apellidos, Empresa (Tienda), email, teléfono, dirección, fecha de creación, cumpleaños, Fecha de aceptación GDPR y los campos nuevos que se crearon previamente (que se pueden configurar para que se muestren o no visibles marcando la casilla), cf_ultimaventa, cf_ultimagradlent…
Recuerda crear y modificar los datos de Clientes SIEMPRE desde GIO Web para que se mantengan actualizados en ambas plataformas. Los datos se sincronizan cada noche.
6 Habilitar/ Deshabilitar RGPD y Comunicaciones Comerciales
Clientify cuenta con el campo Aceptación GDPR, que recoge el consentimiento o no con los valores Verdadero y Falso y en el caso de las Comunicaciones Comerciales atenderemos a los campos que añadimos al principio cf_enviasms y cf_enviaemail, de forma que un usuario puede tener firmada la RGPD pero haber solicitado que no se le envíen las Comunicaciones comerciales (sms e email).
6.1 Habilitar/ Deshabilitar RGPD y Comunicaciones Comerciales desde GIO Web
Desde Ficha Cliente (1), el desplegable RGPD (2) en margen superior derecho permite Firmar RGPD o modificar consentimientos (en caso de que se haya firmado previamente).
Trabajando desde el escritorio, al pulsar Firmar RGPD, se abre una ventana desde la que imprimir un documento para firmar en papel y una ventana emergente desde la que se marca/desmarcan las casillas correspondientes a los permisos aceptados por el cliente entre ellos las Comunicaciones Comerciales (3). Después de marcar, se pulsa SÍ para registrar el el cambio (4).
Desde la ficha en detalle del cliente, se reflejan los permisos para los que el usuario ha dado consentimiento al Firmar RGPD bien desde el tablet o en papel.
Al marcar la casilla de las Comunicaciones Comerciales, en el panel lateral de la ficha del cliente en la sección Marketing, quedan marcadas las opciones Enviar SMS y Enviar Emails. Los campos cf_enviasms y cf_enviaemail creados previamente en Clientify se mostrarán con valores Verdadero y Falso según se hayan aceptado o no las Comunicaciones Comerciales.
6.2. Habilitar/ Deshabilitar RGPD y Comunicaciones Comerciales desde Clientify
Desde la ficha de contacto de Clientify se puede establecer qué campos mostrar visibles y en qué orden pulsando sobre Editar campos visibles. Para verificar si el cliente ha firmado la RGPD y las Comunicaciones Comerciales, asegurarse de que los campos Aceptación GDPR, cf_enviasms y cf_enviaemail se muestren visibles.
En la ficha de contacto de Clientify, para Clientes que ya hayan aceptado la RGPD, el Timeline (1) muestra como evento la fecha y hora de Aceptación (2). En el campo Aceptación GDPR y Fecha de aceptación se mostrará el valor Verdadero y fecha de aceptación (3) para clientes que hayan firmado y el valor Falso para aquellos que no.
6.3. Para Clientes que no hayan firmado RGPD, el evento no aparece en el Timeline y en el campo Aceptación GPDR se muestra False . (El cliente se puede filtrar buscando por cf_id 5995).
6.4. Para aceptar la RGPD desde Clientify pulsar en Acciones (5) y a continuación en Aceptar manualmente RGPD (6). Al aceptar, el campo Aceptación GDPR pasa de Falso a Verdadero. En la siguiente siguiente sincronización, esta información se comunicaría a GIO Web donde en RGPD se reflejaría Firmada RGPD con check en verde y las 2 plataformas tendrían el dato actualizado.
6.5. Desde Clientify la RGPD se acepta una vez que se ha cumplimentado un formulario, un pop up, un chatbot, etc. Pero el cliente puede solicitar salir de las comunicaciones y que la empresa no haga uso de sus datos privados. Para revocar la RGPD desde Clientify, acceder a la ficha del contacto y en las opciones de edición pulsar sobre Revocar la aceptación del GDPR (7). En la siguiente siguiente sincronización, esta información se comunicaría a GIO Web y las 2 plataformas tendrían el dato actualizado.
6.6 Para editar los campos cf_enviasms y cf_enviaemail correspondientes a las Comunicaciones Comerciales, desde la ficha del contacto se pulsa sobre Agregar (8) se selecciona Verdadero/Falso (9) y se pulsa sobre ✓(10) para registrar el cambio.
Cuando las Comunicaciones Comerciales han sido aceptadas desde GIO Web, los campos cf_enviasms y cf_enviaemail se mostrarán con el valor Verdadero.
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