En Clientify, la gestión de usuarios se basa en dos conceptos clave: perfiles y roles. Es importante entender sus diferencias y cómo configurarlos adecuadamente para garantizar una administración eficaz de tu equipo.
En este vídeo te lo explicamos todo:
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¿Qué son los perfiles?
Los perfiles determinan el nivel de acceso que un usuario tiene dentro de la plataforma. Es decir, especifican qué acciones o funcionalidades puede realizar según su perfil. Por ejemplo, un perfil básico:
Puede visualizar y editar contactos.
Crear y gestionar campañas de marketing.
Visualizar reportes y estadísticas.
Configurar correctamente los perfiles asegura que cada miembro del equipo tenga acceso solo a las herramientas necesarias para su función, manteniendo la seguridad y eficiencia operativa.
¿Qué son los roles?
Por otro lado, los roles se utilizan para gestionar la jerarquía de los usuarios. Un usuario con un rol inferior no podrá ver por ejemplo los contactos de alguien con un rol superior al suyo.
De este modo, dos perfiles diferentes pueden tener acceso a editar contactos, pero a lo mejor no te interesa que tus usuarios editen los que sean del CEO de la empresa. Un rol puede determinar:
Qué contactos o empresas puede visualizar un usuario.
Qué oportunidades de venta están disponibles para su seguimiento.
Qué tareas o actividades puede gestionar.
Pasos para definir roles y perfiles en Clientify
Accede a la configuración de usuarios: dirígete al menú principal y selecciona la opción de configuración. Luego, en "Mi cuenta", selecciona "Gestión de usuarios"
Pestaña de "Usuarios": desde la pestaña de "Usuarios" podrás editar a tu equipo para modificar sus perfiles y sus roles. Tan solo debes clicar en el nombre del usuario y después en "Editar" en la ventana lateral que se despliega. Verás que hay un campo "Perfil" y un campo "Rol" de tipo desplegable donde seleccionar el que desees.
Pestaña de "Perfiles": podrás ver los que existen por defecto (Administrador y Básico) y los que hayas creado de forma personalizada. El perfil por defecto de administrador tendrá acceso a todo y no se puede editar ni eliminar. Por otro lado, el perfil básico que viene por defecto se puede editar pero no eliminar. Los perfiles adicionales que crees podrás tanto editarlos como eliminarlos.
Pestaña de "Roles": en la sección de roles, verás la jerarquía de niveles. Son tres niveles por defecto. El nivel 1 podrá verlo todo, el nivel 2 también pero no podrá ver lo que sea de un nivel 1 y el nivel 3 sólo podrá ver los elementos propios, no verá lo que pertenezca a otro usuario, no importa su nivel.
Botón de "Agregar": en todas las secciones verás este botón en la parte superior derecha. Utilízalo para agregar nuevos usuarios y también para crear nuevos perfiles y roles si tienes acceso a esta funcionalidad. Para crear un nuevo rol tendrás que indicar un nombre, especificar en el desplegable el nivel que tendrá justo por encima (si eliges aquí el nivel 2, significa que el nuevo rol no podrá ver elementos de los niveles 1 y 2), puedes opcionalmente dejar una descripción y configurar la casilla que permite que usuarios con ese nuevo rol compartan o no información entre ellos. Al crear perfiles nuevos deberás especificar un nombre, una descripción y configurar los permisos que desees.
Consejos para una configuración efectiva
Evalúa las necesidades de tu equipo: antes de asignar perfiles y roles, analiza las funciones y responsabilidades de cada miembro para otorgarles los permisos adecuados.
Mantén una estructura clara: evita la superposición de permisos que puedan generar confusión o brechas de seguridad.
Revisa periódicamente las configuraciones: a medida que tu equipo crece o cambian las responsabilidades, es importante actualizar los perfiles y roles para reflejar estos cambios.
Definir correctamente los roles y perfiles en Clientify es fundamental para una gestión eficiente y segura de tu equipo. Al comprender y aplicar adecuadamente estos conceptos, puedes asegurarte de que cada usuario tenga acceso a las herramientas e información necesarias para desempeñar su función, mientras mantienes el control y la organización dentro de la plataforma.
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